Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
Mit einem Dokumentationsmanagementsystem (DMS) werden unterschiedliche Techniken zum Management von Dokumenten zusammengefasst. Ein DMS spielt als digitales Archiv von E-Mails, Belegen, Zeichnungen, Dokumenten und vielem mehr eine zentrale Rolle für die Verwaltung von Dokumenten. Wir sind darauf spezialisiert, das jeweils für das Unternehmen oder Projekt passende DMS herauszufinden, anzuwenden und zu implementieren. Sprechen Sie uns einfach darauf an!
Archivierung und Management
Für die Digitalisierung von Dokumenten in Papierform werden Scanner eingesetzt. Mithilfe eines Optical Character Recognition Systems werden Druckdaten konvertiert und in das digitale Archiv importiert. Für den schnellen Zugriff auf die Daten werden zusätzlich zu jedem Dokument Daten erfasst: Schlagwörter, komplette Texte, Erstellungsdatum, Dokumentart und Ähnliches.
Wie die Bezeichnung es schon nahelegt, geht es beim Dokumentationsmanagement jedoch nicht nur um Archivierung, sondern auch um Management. Das heißt: Es werden zum Beispiel zusätzlich Verknüpfungen erstellt, Dokumente manuell oder automatisch den jeweiligen Sachbearbeitern zugeordnet. Die Zugriffsüberwachung wird ebenfalls geregelt. Hinzu kommen andere Funktionen, die von der Art der Dokumentation abhängen.
Der intelligente Einsatz von Dokumentationsmanagementsystemen unterstützt Workflows in Ihrem Unternehmen und trägt somit erheblich zur Beschleunigung von Arbeitsprozessen bei. Relevante Dokumente werden in einem zeitlich festgelegten Ablauf der jeweiligen Instanz zur Bearbeitung zugänglich gemacht. Grundlage einer sicheren Praxis ist immer eine differenzierte Rechteverwaltung, die den Zugriff auf die einzelnen Dokumente festlegt. Und jedes Dokument steht auch dann zur Verfügung, wenn es gerade von einer anderen Stelle bearbeitet wird.
Sie können selbst auswählen, ob Sie ein DMS in Ihre bestehende IT-Infrastruktur (zum Beispiel mit einem eigenen Server) integrieren wollen oder ob Sie webbasierte Lösungen bevorzugen. Auf jeden Fall sind die Vorteile eines Dokumentationsmanagementsystems erheblich. Es verwirklicht einen schnellen Zugriff auf alle Dokumente und Informationen und trägt damit ganz entscheidend zu einer höheren Produktivität bei. Dem Verlust von Dokumenten wird wirksam vorgebeugt und der Platzbedarf ist geringer.
Unterstützung von Workflows
DMS – Ihr Vorteil
Höhere Transparenz und optimale Nutzung von Informationen – profitieren auch Sie von dem Nutzen moderner Dokumentationsmanagementsysteme! Kontaktieren Sie uns einfach – wir freuen uns auf Sie!